Planista

Accord de traitement des données (article 28 du RGPD)

Le présent accord fait partie des conditions générales. Il encadre les traitements de données personnelles que InnovOuest et OrkanIT (les « Éditeurs », agissant en qualité de sous-traitant) réalisent pour le compte de chaque Entreprise cliente (le « Responsable de traitement ») lorsqu'elle utilise Planista. Il s'applique pendant toute la durée de l'abonnement, version d'essai comprise.

1. Objet, nature et finalité des traitements

Les Éditeurs hébergent et traitent les données saisies par l'Entreprise dans le seul but de lui fournir le service Planista : planification des interventions, gestion des équipes et des salariés (contrats, absences, heures, documents), gestion des clients, des véhicules et du stock, bons d'intervention, envoi de SMS et d'e-mails à la demande de l'Entreprise, espace client.

2. Catégories de personnes et de données

  • Salariés et utilisateurs de l'Entreprise : identité, coordonnées, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, données contractuelles (contrat, rémunération horaire, heures), absences et congés, incidents, permis et habilitations, documents déposés, notes de frais, photos et signatures des bons, journal de connexion.
  • Clients et contacts de l'Entreprise : identité, coordonnées, adresses des sites d'intervention, historique des interventions, signatures, SMS envoyés, inventaires tenus dans l'espace client.
  • Données sensibles : les absences d'un type marqué « motif médical » constituent des données de santé. Leur détail n'est visible que des administrateurs de l'Entreprise, des managers auxquels elle a donné expressément ce droit (rôle personnalisé) et du salarié concerné. Planista ne demande ni numéro de sécurité sociale ni coordonnées bancaires des salariés.
  • Données de localisation : position GPS éventuellement enregistrée par le téléphone dans les photos des bons, coordonnées des adresses saisies. Aucun suivi continu de la position des salariés.

3. Obligations du Responsable de traitement

L'Entreprise détermine les finalités du traitement, s'assure de sa licéité, informe ses salariés et ses clients (notamment de l'enregistrement de la position dans les photos), ne saisit que des données nécessaires et configure les rôles de ses utilisateurs. Elle reste l'interlocuteur des personnes qui exercent leurs droits.

4. Obligations des Éditeurs

  • Traiter les données uniquement sur instruction documentée de l'Entreprise : son utilisation de l'application et les présentes Conditions. Les Éditeurs informent l'Entreprise s'ils estiment qu'une instruction enfreint la réglementation.
  • Garantir la confidentialité : seuls les Éditeurs accèdent aux données, uniquement pour l'exploitation, le support ou la maintenance du service, et sont tenus au secret.
  • Ne jamais vendre, louer, céder ni exploiter les données pour leur propre compte.
  • Mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à l'article 5.
  • Aider l'Entreprise à répondre aux demandes d'exercice des droits (accès, rectification, effacement, portabilité…) et, le cas échéant, à réaliser une analyse d'impact.

5. Mesures de sécurité

  • Hébergement dans l'Union européenne ; échanges chiffrés (HTTPS).
  • Mots de passe et liens de connexion stockés uniquement sous forme hachée ; secrets tiers chiffrés (AES-256).
  • Cloisonnement des données par entreprise ; contrôle d'accès par rôle (administrateur, manager, salarié, client) ; données de santé réservées aux administrateurs et aux rôles expressément autorisés.
  • Fichiers accessibles uniquement par des liens signés et temporaires.
  • Limitation des tentatives de connexion ; sessions courtes, révoquées au changement de mot de passe ou au blocage du compte.
  • Journal des connexions et des actions d'administration.
  • Sauvegardes quotidiennes chiffrées (AES-256), conservées 30 jours.

6. Durées de conservation

Sauf instruction contraire de l'Entreprise, Planista applique automatiquement :

  • salarié archivé : anonymisation 5 ans après l'archivage (notes de frais conservées, pièces comptables) ;
  • incidents et sanctions : suppression au bout de 3 ans ;
  • journal d'activité : 12 mois ; contenu des SMS : 12 mois ;
  • invitations à l'espace client non acceptées : 3 mois après expiration.

Ces durées sont rappelées dans l'application, sur chaque page concernée. L'Entreprise peut à tout moment supprimer elle-même une donnée, ou l'exporter avant sa suppression automatique (Administration › Configuration › Données personnelles : archive complète ou fichiers Excel des incidents et des SMS).

7. Sous-traitants ultérieurs

L'Entreprise autorise les Éditeurs à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants, liés par des obligations de protection des données équivalentes :

  • Hostinger International Ltd — hébergement de l'application et des données (Union européenne).
  • Resend — envoi des e-mails (invitations, liens de connexion, bons d'intervention) (États-Unis (clauses contractuelles types)).
  • SMSAPI — envoi des SMS aux clients des entreprises (Union européenne).
  • Stripe — paiements par carte et facturation des abonnements (Union européenne (Irlande) et États-Unis (clauses contractuelles types)).
  • HeiGIT — OpenRouteService — calcul des distances et temps de trajet entre deux adresses (coordonnées géographiques uniquement) (Union européenne (Allemagne)).
  • API Adresse de l'État (Géoplateforme, IGN) — vérification et géolocalisation des adresses saisies (France).
  • Super PDP — émission des factures électroniques et déclarations e-reporting (plateforme agréée par l'administration fiscale) (France).

Tout ajout ou remplacement est annoncé au moins 30 jours à l'avance ; l'Entreprise peut s'y opposer en résiliant avant la prise d'effet. Les transferts hors de l'Union européenne sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

8. Violation de données

Les Éditeurs notifient à l'Entreprise toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles (nature, données et personnes concernées, conséquences probables, mesures prises), afin de lui permettre de notifier la CNIL dans le délai de 72 heures et, si nécessaire, les personnes concernées.

9. Fin du contrat : restitution et suppression

À la fin du contrat, l'Entreprise peut obtenir une archive contenant toutes ses données (format JSON) et tous ses fichiers. Les données et fichiers sont ensuite supprimés définitivement ; ils disparaissent des sauvegardes au plus tard 30 jours après. Les comptes de connexion qui n'étaient rattachés qu'à l'Entreprise sont supprimés et les abonnements à l'espace client de ses clients résiliés.

10. Documentation et audit

Les Éditeurs tiennent un registre des traitements effectués pour le compte de leurs clients et mettent à disposition de l'Entreprise, sur demande écrite, les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Un audit peut être réalisé, une fois par an et avec un préavis de 30 jours, par l'Entreprise ou un auditeur indépendant tenu au secret, à ses frais.

11. Contact

Dernière mise à jour : octobre 2026